Lista Autoexcluyente en Google Sheets

¿Como insertar Listas AutoExcluyentes en Google Sheets?

Las listas Autoexcluyentes en Google Sheets nos ayudan a “eliminar” las opciones que se eligen en una lista de tareas, luego de haberlas usado o seleccionado, esto nos permite evitar errores o asignar la misma tarea a dos personas, en caso de usarse en un equipo de trabajo o calendarizar tareas.

Veamos un ejemplo:

Tenemos dos hojas: una de tareas y la otra denominada trabajo, en donde se podrán asignarán las actividades de: Fecha, Tarea, Responsable.

DESARROLLO

1. A partir de aquí, en la hoja "tareas" luego de haber colocado las actividades que necesitas, en la columna siguiente usaremos la fórmula de BuscarV(), esta funciona igual que en Excel, en donde en primer lugar, rastrearemos el dato solicitado de la columna de “Tarea” en la hoja de Trabajo.

2. Para evitar errores, usaremos la fórmula de: sí. Error

No olvides fijar los rangos deseados, esto para evitar que se mueva la formula al momento de copiarla en otras celdas.

 3. Ademas de las formulas que ya tenemos usaremos contar.si , desfer, contara, -1,1 (nos indica la cantidad de datos y el ancho de la búsqueda) y A3=0 (este último argumento nos dice si en esa celda existe o no alguna tarea).

4. A continuación en una tercera columna, colocaremos la instrucción de K.ESIMO.MAYOR en donde seleccionamos la columna y justo en donde están los datos numéricos, insertamos la formula de fila- fila (de tareas) esta instrucción solo deberá lanzar el dato mayor de nuestra lista de datos numéricos.

Al copiar y pegar la formula en la parte de abajo, podrás ver que te arroja un claro ejemplo de error *NUMERO* para evitar esto, debes delimitar tus datos y fijar el rango.

5. Para evitar este error, usaremos la fórmula de DESREF, Contara y  SI. Error. de este modo, estamos controlando los datos que queremos ver.

6. En una cuarta columna colocaremos la fórmula de: =INDICE (DESREF ($A$2;1;0; CONTARA (A: A);1); COINCIDIR(E3; D3:D21;0))

7. Como te podrás dar cuenta tenemos una serie de errores y para evitarlos al momento de pasar a otras celdas o hacer mas grande la lista, usaremos la formula de Indice y si error.

7.1. Quedando de la síguete manera y permitiéndonos evitar errores en las casillas vacías: =SI(A3="";"";SI.ERROR(INDICE(DESREF($A$2;1;0;CONTARA(A:A);1);COINCIDIR($E3;DESREF($D$3;0;0;CONTARA($A:$A)-1;1);0));""))

8. Como siguiente paso tenemos que validar los datos en la hoja de trabajo y para ello vamos a ir a la opción de DATOS en la barra de menú, validación de datos y aparecerá una ventana emergente de validación de datos.

9. A continuación aparecerá una ventana emergente te posicionas en la parte de criterios y seleccionas el icono de celdas.

9.1 Aparecerá una ventana emergente donde debes seleccionar un periodo, para esto colocas el cursor en el apartado del texto, y te diriges a la hoja de tareas, en ella seleccionaras la columna F, desde donde están colocadas tus tareas hasta el final.

Finalmente le das en aceptar hasta que dejen de aparecer las ventanas emergentes, y te devuelva a la hoja de trabajo.

Como podrás observar ya aparece una lista desplegable en tu primera celda de tarea en la hoja de trabajo.

Copias y pegas la celda hasta donde te sea útil.

10. Hasta aquí, te pues dar cuenta que al momento de seleccionar una opción se dejará de mostrar. Sin embargo nos está arrojando un error, y no se elimina de la lista autoexcluyente algunas de las opciones y cuando vas a la hoja de tareas, aparece como falso, debido a que la tarea se repite más de una vez.

11. Para esto tenemos que colocar otra función lógica (si) en la fórmula de validación de datos.

=SI(A3="";"";SI(O(K.ESIMO.MAYOR(DESREF($D$3;0;0;CONTARA($A:$A)-1;1);FILA()-FILA($A$2))=0;K.ESIMO.MAYOR(DESREF($D$3;0;0;CONTARA($A:$A)-1;1);FILA()-FILA($A$2))="");"";(SI.ERROR(INDICE(DESREF($A$2;1;0;CONTARA($A:$A);1);COINCIDIR($E3;DESREF($D$3;0;0;CONTARA($A:$A)-1;1);0);1);""))))

Y listo ya está tu Lista Desplegable Autoexcluyente. Link al G Sheets,, haz una copia todo tuyo

Esperamos que esto te sea de ayuda, si tienes dudas o alguna sugerencia contactamos en alguna de nuestras redes sociales.