Creando diagrama de Gantt desde cero
Antes que nada es bueno mencionar que trabajar con Google Sheets es un poco diferente a utilizar Excel.
Entre las primeras diferencias que mas se notan son que algunas formulas son un poco diferentes en sintaxis pero que en si llegan al mismo resultado.
Iniciemos:
Paso 1
Tener tus datos bien organizados y desplegados de manera clara, esto es importante.
Paso 2
Ya generada la tabla con los datos relevantes y las actividades a llevar a cabo pasamos a determinar el comienzo de las actividades.
Para esto usamos la formula MIN y escogemos todas las fechas que se encuentran en la columna "Fecha Inicio", la formula nos arrojara la fecha mas próxima.
La formula y el rango en este caso son: =MIN(C6:C53)
Paso 3
Nos ubicamos en la fila inferior y usamos la formula TEXTO, para obtener el mes en tres letras, haciendo referencia a la celda utilizada en el paso 2.
La formula y la celda seleccionada en este caso es: =TEXTO(G2,"MMMM")
Ahora bien si queremos que el mes nos los de en mayúsculas, alineado a la izquierda y mostrándonos las tres primeras letras anidamos las formulas MAYUSC e IZQUIERDA.
Quedándonos de esta manera la formula anidada: =IZQUIERDA(MAYUSC(TEXTO(G2,"MMMM")),3)
Paso 4
Este paso es parecido al anterior, bajamos de fila pero ahora lo que queremos es obtener las dos primeras letras del día, respetando la primera letra como nombre propio.
Para esto anidamos la formula NOMPROPIO, quedandonos como:
=IZQUIERDA(NOMPROPIO(TEXTO(G2,"DDD")),2)
Paso 5
De nueva cuenta nos ubicamos en la fila inferior y esta vez solo introducimos una formula para obtener el día en formato de dos dígitos.
La formula es: =TEXTO(G2,"DD")
Hasta este punto Sheets te debe devolver los siguientes valores:
El paso 2-5 nos deben arrojar los mismos datos que la imagen anterior
Paso 6
Ahora que ya podemos mirar los datos pasamos a arrastrarlos para hacer que vayan en secuencia y así iniciar a generar un calendario...
Primero nos ubicamos en la celda H2 y hacemos referencia a las celda G2 y se le suma 1,esto hace referencia al aumento de un día quedando la formula como: G2+1.
6.1.- Después copiamos el rango G3:G5 y lo pegamos en el rango H3:H5.
Lo anterior de debe quedar de esta manera:
Paso 7
Ahora copiamos el rango H2 a H5 del paso anterior y con [ALT]+[Shift]+[AvPage] avanzamos hasta el final de la hoja seleccionando todos las celdas del rango y pegar, aquí encontraremos algo curioso porque Google Sheets tiene solo hasta la columna "Z".
Pero esto se puede arreglar fácilmente, damos click derecho sobre todos lo recién pegado y seleccionamos la opción de "insertar 20 columnas".
Cada columna simboliza 1 día de tu diagrama de Gantt por lo que tienes que repetir el proceso hasta tener entre 90 a 120 columnas con sus fechas.
Dando forma...
Paso 8
Para tener una vista correcta de todas las fechas insertadas reduciremos el tamaño de las columnas de tal forma que solo se miren los datos a partir del mes, haciendo a un lado la fechas ubicadas en la fila 2 y poniéndolas en color blanco para que no se vean.
Paso 9
Ahora seleccionaremos la celda G2, la copiamos y pegamos en la celda G6, fijamos la fila 2 que es donde están almacenadas las fechas obteniendo la formula: =G$2.
Pasos vitales:
Paso 10
Los siguientes pasos son muy importantes porque estos indicaran las fechas en las que se realizaran las actividades en el diagrama:
Primero copiamos la formula de la celda G6 y tecleamos Ctrl+Shift+Flecha derecha para seleccionar toda la fila restante a partir de la formula copiada.
Despues presionamos Ctrl+V para pegar la formula en toda la fila a partir de G6, de esta manera asignaras un día en cada celda.
Copiamos toda la fila a partir de la celda G6 para posteriormente ubicarnos en la celda G7, presionar Ctrl+Shift+Flecha abajo,hasta la fila 53 y después Ctrl+Shift+Flecha derecha,hasta la columna DV:
De esta forma habremos seleccionado todas las celdas donde se encontraran las fechas de las actividades:
Y asi ahora solo debemos pegar con Ctrl+V y deberíamos obtener algo como esto:
Paso 11
Bien ahora a darle forma al diagrama, para esto haremos algo parecido al paso 8: cambiaremos el color de la fuente a blanco, e insertaremos bordes con color.
Quedando así:
Paso 12
Seleccionamos el rango G6:DV6, hacemos click en "Formato" y dentro damos click en "Formato condicional":
Después de que se una pequeña ventana llamada "normas de formato condicional" seleccionamos y cambiamos tal como nos indica la imagen:
Con esto ya tendremos un Diagrama de Gantt sencillo como puedes ver en la imagen, debes poder ver los días en los que se estarán llevando a cabo las actividades:
Pero ahora lo que nosotros haremos es un Gantt un poco mejor.
Gantt 2.0
De la hoja que tenemos creada ahora creamos una copia haciendo click derecho sobre nuestra hoja actual y seleccionando "Duplicar".
Paso 13
Ahora nos ubicamos en la hoja duplicada, damos click derecho sobre la hoja recién creada y seleccionamos "cambiar nombre", nombramos a la hoja como: "2.0".
Posteriormente seleccionamos el rango G6:DV53 y presionamos el botón suprimir o seleccionar el menú "Editar" y escoger la opción "Eliminar valores", dado que cambiaremos las formulas de las fechas por lo que ya no necesitaremos usar las mismas de la primer hoja.
Paso 14
Una vez borrado nos desplazamos de nueva cuenta a la celda G6 y escribimos la formula:
=SI(Y(G$2>=$C6,G$2<=$D6,$F6="En Proceso"),
3,SI(Y(G$2>=$C6,G$2<=$D6,$F6="Queda esta semana"),
2,SI(Y(G$2>=$C6,G$2<=$D6,$F6="Revisar de Inmediato"),1,"")))
Como miraras usamos la formula condicional "SI" anidando la formula "Y", esta nos permite agregar una tercera condición e incluso mas si nosotros lo necesitamos. Por esta ocasión solo nos limitaremos a tres condiciones para mejorar nuestro diagrama de Gantt.
Otro elemento a tener en cuenta es el fijado tanto de filas como de columnas; fijamos la fila de la celda G2 quedando como G$2, fijamos la columna de la fecha de inicio C6 quedando $C6, fijamos la columna de la fecha de entrega D6 quedando como $D6 y por ultimo fijamos la columna de estatus F6 quedándonos F$6.
Desde este punto comenzaremos a asignar los colores a cada numero
Paso 15
Ahora lo que tenemos que hacer es todo lo indicado en la instrucción numero 10 para de nueva cuenta comenzar a dar forma al diagrama, quedándonos algo así:
Paso 16
Para lograr esto seleccionamos de nueva cuenta el rango G6:DV53, abrimos el menú "Formato" y seleccionamos la opción "Formato condicional", este paso tendrá mucho parecido al paso 12.
Una vez hecho lo anterior nos ubicamos en "Reglas de formato", ahí seleccionamos la opción "Es igual a" y en la barra de texto colocamos el numero 3, este corresponde a las actividades en proceso y seleccionaremos que tenga color verde fosforiloco tanto en color de texto como de relleno y pulsamos "Listo".
Lo haremos para los demás colores: Seleccionamos "Añadir otra regla" y hacemos que quede de esta manera:
Y lo mismo para el numero restante:
Ahora le añadimos bordes color azul y nos tendría que arrojar una vista así:
Paso 17
Como extra lo que haremos sera crear otra hoja y llamarla "Config" en ella introduciremos datos correspondientes a la cantidad de días que tiene una semana, una quincena, un mes, un bimestre, etc; como la siguiente manera:
Ya teniendo esto nos dirigimos de nuevo hacia nuestra hoja "2.0" y nos dirigimos hacia la celda E3 ,nos dirigimos al menú "Datos" y seleccionamos "Validación de datos" y seleccionamos el rango A2:A6 de la hoja "Config" dando click en la pequeña imagen con forma de tabla.
Esto nos generara una pestaña desplegable que nos mostrara en forma seleccionable dias, semanas, quincenas, meses y bimestres como se muestra a continuación:
Paso 18
Después nos ubicamos en la celda G1 e introduciremos la formula =BUSCARV esta nos permitirá modificar el formato en el que se puede visualizar las fechas de las actividades, la formula en este caso nos quedara como:
=BUSCARV(E3,Config!A2:B6,2,0)
De esta manera ya solo nos restara hacer una pequeña modificación a la celda H2 y recorrerlas hacia las siguientes celdas de la derecha, de esta manera lograremos poder hacer que sea posible visualizar las actividades de varias formas posibles, pudiendo alternar entre días,semanas,quincenas,meses, etc.
Debemos poner atención en fijar la celda G1, porque recorreremos la formula y no deseamos que se nos mueva.
Al final dependiendo de lo que seleccionemos en la pestaña desplegable nuestra visualización cambiara:
Y listo!!! De esta forma tendremos un Diagrama de Gantt que nos muestre tres tipos de información y en diferentes formas de fecha...
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